Jaarlijks wordt er binnen de kenniscentra van de HU een groot aantal onderzoeksprojecten uitgevoerd. Deze projecten worden over het algemeen geleid door een projectleider uit de kenniscentra, soms ondersteund door een projectcoördinator of een managementassistent (MA). De projectleider is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van het onderzoeksproject.
De basis voor efficiënte en effectieve werkprocessen is een duidelijke uitwerking van de rollen en verantwoordelijkheden binnen project management. Hiermee kunnen in de werkprocessen namelijk onnodige dubbele goedkeuringen, discussies over verantwoordelijkheden en ongeïnformeerde besluitvorming vermeden worden. In dit document staat beschreven hoe de projectleider integrale verantwoordelijkheid heeft binnen de grenzen van zijn/haar project.
Tijdens een project worden verschillende projectfases met bijbehorende stappen doorlopen en kan er gebruik worden gemaakt van diverse ondersteuning en hulpmiddelen zoals informatiebronnen en formats. Wij onderscheiden hierbij in ieder geval de volgende fases:
- 1. Ontwikkelen onderzoeksvoorstel
- 2. Voorbereiding start onderzoeksproject
- 3. Uitvoering van het onderzoeksproject, incl. oplevering van tussenproducten en eindproduct
- 4. Afronding van het onderzoeksproject
- Overeenkomsten en Templates
Per fase volgt hier een overzicht van de stappen en hulpmiddelen. Deze stappen worden door de projectleider (of projectcoördinator) doorlopen, tenzij er anders is aangegeven. Deze stappen en de bijbehorende werkwijze kunnen per kenniscentrum verschillen.
1. Ontwikkelen onderzoeksvoorstel
Deze fase bestaat uit een aantal stappen:
- Voorbereiden;
- Uitwerken;
- Ondertekenen;
- Verzenden;
- Toekenning/afwijzing;
- Archiveren
Iedere stap vergt een aantal acties zoals de aanmelding van het voorstel, de uitwerking, advies van de ethische commissie, de ondertekening, indiening, etc. De projectleider is over het algemeen degene die deze fase coördineert.
2. Voorbereiding start onderzoeksproject
Na de toekenning van het project kan met het onderzoek van start worden gegaan. Hier moet nog een aantal zaken voor worden voorbereid. Daarbij gaat het onder andere over administratieve en financiële zaken. Ook wordt de manier waarop zal worden samengewerkt, vastgelegd in verschillende overeenkomsten.
3. Uitvoering van het onderzoeksproject, incl. oplevering van tussenproducten en eindproduct
Tijdens de uitvoering van het onderzoek is de projectleider verantwoordelijk voor het onderzoeksproces en daarmee ook voor het beheer van tijd, geld, kwaliteit, informatie en organisatie. Er zijn verschillende methoden van projectmanagement. Wat het beste past is afhankelijk van het project en de projectleider. Omdat dit zeer uiteen kan lopen, wordt er voor deze fase geen uitgebreid stappenplan beschreven, maar wordt er alleen ingegaan op de rapportages en financieringsaspecten.
Voor de opdrachtgever of subsidieverstrekker is het over het algemeen nodig dat er een eindrapportage, zowel inhoudelijk als administratief/financieel wordt opgesteld. Bij een lang lopend project wordt ook vaak om een tussentijdse / voortgangsrapportage gevraagd.
4. Afronding van het onderzoeksproject
Als het eindresultaat is opgeleverd, is het van belang om zorg te dragen dat de resultaten worden gedeeld (minimaal open access, maar bij voorkeur ook open science, waarbij de data wordt gedeeld) en dat de onderzoeksdata en de projectdocumentatie veilig en duurzaam worden opgeslagen.
Overeenkomsten en Templates
Bij een onderzoeksproject moeten diverse afspraken worden gemaakt en nagekomen. Deze worden veelal op papier gezet. Daarbij kan het gaan om contracten of andere vormen van overeenkomsten, zoals intentieverklaringen, verwerkingsovereenkomsten, samenwerkingsovereenkomsten, geheimhoudingsverklaringen, datamanagementplannen, urenregistraties, offertes, etc.
Er is een aantal formats ontwikkeld dat hiervoor kan worden gebruikt. In de map Formats zijn verschillende standaard overeenkomsten terug te vinden die vrij gebruikt kunnen worden. JZ heeft deze gecontroleerd.
English