Subsidieverstrekkers kunnen vragen om informatie over archivering al ver van te voren vast te leggen in een datamanagementparagraaf. Het is van belang om te regelen wie er toegang krijgt tot de data en voor welke termijn de data minimaal opgeslagen dienen te worden (zie onder).
In Nederland zijn er twee instituten die dataopslag verzorgen: Data Archiving and Networked Services (DANS) en specifiek voor technisch wetenschappelijk onderzoek 4TU.ResearchData.

Je kunt als onderzoeker je datasets (gratis tot 50 GB) voor de lange termijn opslaan in EASY van DANS.
Log de eerste keer in met je instelling (HU) en maak dan je persoonlijke EASY account aan. Dan is je account gekoppeld aan de HU. Upload hier je onderzoeksdata bij EASY (DANS).

Doe je technisch wetenschappelijk onderzoek, dan kun je je datasets bij 4TU.ResearchData archiveren. Tot 10GB per jaar uploaden is gratis. Bij meer data betaal je per Gigabyte. De HU heeft nog geen instellingsaccount bij 4TU.ResearchData. Maar je kunt via het uploadformulier een persoonlijk account aanmaken.

Upload hier je onderzoeksdata (technisch wetenschappelijk onderzoek) bij 4TU.ResearchData.

Als bewijsvoering voor je onderzoek dient je onderzoeksdata gedurende een wettelijk bepaalde termijn bewaard te blijven en toegankelijk te zijn voor derden (tenminste 10 jaar). Ieder bestandsformaat loopt echter het risico om verouderd te raken. Als een formaat is verouderd, is het met de huidige software niet meer mogelijk de inhoud van het bestand te gebruiken of weer te geven zoals bedoeld toen het bestand werd gemaakt. Om veroudering voor te zijn, kun je een aantal voorzorgsmaatregelen nemen. Eén van die maatregelen is om bestandsformaten te gebruiken die een hoge kans hebben om bruikbaar te blijven. De organisatie Data Archiving and Networked Services (DANS) heeft als richtlijn dat bestandsformaten die het beste geschikt zijn voor duurzaamheid en toegankelijkheid op de lange termijn:

• Veel worden gebruikt.
• Open specificaties hebben.
• Onafhankelijk zijn van specifieke software, ontwikkelaars of leveranciers.

Voor het duurzaam bewaren van data heeft DANS een lijst van voorkeursbestandsformaten opgesteld, waarvan verwacht mag worden dat deze formaten langdurig leesbaar blijven dan wel omgezet kunnen worden naar nieuwere formaten.

Meer informatie over bewaartermijnen m.b.t. onderzoek:

• Hogeschool Utrecht hanteert als richtlijn de Selectielijst Hoger Onderwijs van de Vereniging Hogescholen.
• Op Eén HU vind je meer informatie over bewaartermijnen persoonsgegevens.