Algemeen

Onderzoeksdata dien je veilig en duurzaam op te slaan, zodat zij bijvoorbeeld als bewijsmateriaal kunnen dienen bij publicaties en mogelijk ook gebruikt kunnen worden voor verder onderzoek. Het gaat dus om data archivering en hergebruik. Subsidieverstrekkers kunnen vragen om dit in een datamanagementparagraaf al ver van tevoren vast te leggen. Van belang is om goed te regelen wie er toegang krijgt tot de data. Ook is belangrijk te bepalen voor welke termijn de data minimaal opgeslagen dienen te worden (zie onder).
In Nederland zijn er twee instituten die dataopslag verzorgen: Data Archiving and Networked Services (DANS) en specifiek voor technisch wetenschappelijk onderzoek 4TU.ResearchData.

Je kunt als onderzoeker je datasets (gratis tot 50 GB) voor de lange termijn opslaan in EASY van DANS.
Log de eerste keer in met je instelling (HU) en maak dan je persoonlijke EASY account aan. Dan is je account gekoppeld aan de HU. Upload hier je onderzoeksdata bij EASY (DANS).

Doe je technisch wetenschappelijk onderzoek, dan kun je je datasets bij 4TU.ResearchData archiveren. Tot 10GB per jaar uploaden is gratis. Bij meer data betaal je per Gigabyte. De HU heeft nog geen instellingsaccount bij 4TU.ResearchData. Maar je kunt via het uploadformulier een persoonlijk account aanmaken.

Upload hier je onderzoeksdata (technisch wetenschappelijk onderzoek) bij 4TU.ResearchData.

Bewaartermijn en bestandsformaten

Als bewijsvoering voor je onderzoek dient je onderzoeksdata gedurende een wettelijk bepaalde termijn bewaard te blijven (tenminste 10 jaar) en toegankelijk voor derden te zijn. Ieder bestandsformaat loopt echter het risico om verouderd te raken. Als een formaat veroudert, wil dat zeggen dat men met de huidige software niet meer in staat is om de inhoud van het bestand te gebruiken of weer te geven zoals bedoeld toen het bestand werd gemaakt. Om veroudering voor te zijn, kun je een aantal voorzorgsmaatregelen neme. Eén van die maatregelen is om bestandsformaten te gebruiken die een hoge kans hebben om vele jaren bruikbaar te blijven. De organisatie Data Archiving and Networked Services (DANS) heeft als richtlijn dat bestandsformaten die het beste geschikt zijn voor duurzaamheid en toegankelijkheid op de lange termijn:

Veel worden gebruikt.
Open specificaties hebben.
Onafhankelijk zijn van specifieke software, ontwikkelaars of leveranciers.

Voor het duurzaam bewaren van data heeft DANS een lijst van voorkeursbestandsformaten opgesteld, waarvan verwacht mag worden dat deze formaten langdurig leesbaar blijven dan wel omgezet kunnen worden naar nieuwere formaten.

Meer informatie over bewaartermijnen m.b.t. onderzoek vind je in onderstaande documenten.

Bewaartermijnen HU (algemeen Excel overzicht) – zie rij 74 en verder.
Bewaartermijnen onderzoek (document Vereniging Hogescholen)– zie p.33 en verder.