Tijdens het onderzoek

In het datamanagementplan beschrijf je hoe je de onderzoeksdata wilt opslaan. Ook waarborg je de veiligheid van de data en plan je hoe je onderzoeksdata kunt uitwisselen met medeonderzoekers.

Data opslag

Onderzoeksdata worden opgeslagen op het HU-Netwerk op een plaats die speciaal is ingericht voor HU-Onderzoek. Hier wordt voor per lectoraat, met de daarbij behorende onderzoeksprojecten, opslagcapaciteit beschikbaar gemaakt. Ook de langdurige opslag is (voorlopig) op deze plek geregeld: \\mdw\dfs\onderzoek.  NB. Deze ruimte is alleen bereikbaar wanneer je op het HU-Netwerk werkt of via een VPN-verbinding daarmee verbonden bent.
Toegang tot deze opslag kun je aanvragen bij: helpdesk@hu.nl

Voor het delen van data met andere instellingen is Surfdrive beschikbaar. Mocht je nog vragen hebben over opslag, delen van data en het archiveren dan kun je terecht bij  peter-paul.verhoef@hu.nl. Via de helpdesk@hu.nl kun je een licentie voor Surfdrive aanvragen.

Bestandsformaten

Als bewijsvoering voor je onderzoek dienen de onderliggende data gedurende een wettelijk bepaalde termijn bewaard te blijven (tenminste 10 jaar) en toegankelijk voor derden te zijn.
Ieder bestandsformaat loopt het risico om verouderd te raken. Als een formaat veroudert, wil dat zeggen dat men met de huidige software niet meer in staat is om de inhoud van het bestand te gebruiken of weer te geven zoals bedoeld toen het bestand werd gemaakt. Om veroudering voor te zijn, kan een aantal voorzorgsmaatregelen worden genomen. Een van die maatregelen is om bestandsformaten te gebruiken die een hoge kans hebben om vele jaren bruikbaar te blijven.
 
Als algemene richtlijn stelt DANS dat de bestandsformaten die het beste geschikt zijn voor duurzaamheid en toegankelijkheid op de lange termijn:
- veel worden gebruikt
- open specificaties hebben
- onafhankelijk zijn van specifieke software, ontwikkelaars of leveranciers,

Voor het duurzaam bewaren van data heeft DANS een lijst van preferred en acceptabele bestandsformaten opgesteld, waarvan verwacht mag worden dat deze formaten langdurig leesbaar blijven danwel omgezet kunnen worden naar nieuwere formaten.

Veiligheid

Om verlies van data te voorkomen is het noodzakelijk dat de data bewaard worden op systemen die zorgen voor een automatische back-up. Bij opslag van data op het HU-netwerk (de H- of G-schijf) of op Sharepoint is dit goed geregeld. Op eigen harde schijven of USB-sticks niet. Daarom wordt deze manier van opslag ook afgeraden. Alleen bij zeer geheime data is dit een goed alternatief. Zorg dan zelf voor back-ups.
Er zijn ook opslagmogelijkheden in de Cloud. Drop-box is daar een van de bekendste van, maar juridisch niet de meest gewenste optie, omdat deze in de USA gehost wordt. Een goed alternatief biedt Surfdrive, dat de data in Nederland opslaat.
 
Data, die persoonlijke gegevens bevatten, dienen te voldoen aan bijzondere wetgeving ter bescherming van persoonsgegevens. Zie wet op website van College Bescherming Persoonsgegevens.
Via encryptie kunnen data zodanig opgeslagen worden dat deze data voor bijvoorbeeld hackers niet gebruikt kunnen worden. Encryptie biedt een zeer hoge bescherming aan uw datasets. Er zijn  verscheidene mogelijkheden om datasets op deze manier te beveiligen.
 
Diensten als dropbox, We transfer, etc zijn alleen eigenlijk geschikt voor gegevens die geen persoonsgegevens bevatten. Video's waar mensen op staan zijn per definitie persoonsgegevens (en zelfs bijzondere persoonsgegevens). Dus die mogen sowieso niet onversleuteld in genoemde diensten.

Met Beehub van SURF SARA kun je je data veilig opslaan. Beehub voldoet aan de Nederlandse Privacywetgeving. Standaard kun je tot 100GB opslaan.
Via dit formulier kun je meer ruimte aanvragen. Er is een uitgebreide handleiding van Beehub beschikbaar.

Versturen van grote bestanden en samenwerken

Via outlook of ander e-mailprogramma:
Door bestanden aan een e-mailbericht te koppelen kun je je bestanden delen. Dit werkt goed voor relatief kleine bestanden. Niet iedereen zit te wachten op een bestand van tientallen MB’s in zijn mailbox en bovendien zijn er limieten bij  de verzender én bij de ontvanger. Een e-mail van in totaal 5 MB zal meestal wel lukken. Wil je grotere bestanden delen dan zijn er twee alternatieve methoden: je gebruikt een speciale dienst voor het doorsturen van grote bestanden.

Via Surfdrive:
Als je samenwerkt met andere Nederlandse onderwijsinstellingen dan is Surfdrive erg geschikt om bestanden veilig te delen. Surfdrive licenties kunnen aangevraagd worden via de helpdesk.

Via Surffilesender:
Surffilesender is handig voor het veilig verzenden van grote bestanden. Licenties zijn aan te vragen via de helpdesk.

Via We transfer:
We transfer is een commerciële dienst voor het versturen van grote bestanden. Tot 2 GB gratis daarna betaald. Niet geschikt voor geclassificeerde data. Bestanden blijven twee weken online. Als je je bestanden versleuteld verstuurd is je privacy gewaarborgd, anders niet.

Via Send Files Securely:
Bij de commerciële dienst Sendfilessecurely.com kun je een wachtwoord toevoegen; het bestand wordt beveiligd met zware encryptie. Gratis voor bestanden tot 150 MB. Betaald tot 2 GB.

Wat kun je doen na het onderzoek?

Deze website maakt gebruik van cookies. Klik hier voor meer informatie.

Sluiten